Nội dung chính
Trong quy trình quản lý nhân sự tại nhiều doanh nghiệp, bảng chấm công là cơ sở dữ liệu quan trọng để làm căn cứ tính toán lương thưởng và nhận xét nhân viên. Ngày nay, bảng chấm công được lập trên máy tính để việc lưu trữ và kiểm tra được dễ dàng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập bảng chấm công bằng phần mềm Microsoft Word đơn giản.
Cách làm bảng chấm công trên Word trên máy tính đơn giản, cực chuẩn
Bảng chấm công là cơ sở dữ liệu để đánh giá tác phong và thái độ làm việc cho nhân viên tại nhiều công ty thông qua các thông tin cụ thể. Từ đó đưa ra được đánh giá chính xác về chế độ lương thưởng và phê bình. Tùy thuộc và quy mô và đặc thù ngành nghề, mỗi công ty sẽ có một mẫu bảng chấm công khác nhau, tuy nhiên cấu trúc vẫn phải đảm bảo được 3 phần cơ bản sau:
– Thông tin cơ bản của phòng ban chấm công
Một doanh nghiệp thường có nhiều bộ phận, mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ công việc riêng. Vì thế mỗi công ty sẽ để tên đơn vị/ phòng ban ở đầu mỗi bảng chấm công để quản lý chính xác nhân viên của từng bộ phận.
– Bảng chấm công chi tiết
Đây là nội dung chính không thể thiếu của mỗi bảng chấm công, bao gồm thông tin nhân viên và số ngày làm việc trong tháng, những tiêu chí để đánh giá và chấm công nhân viên. Đây là cơ sở quan trọng để tính lương và thưởng cho nhân viên.
– Ghi chú
Ghi chú là mục dành riêng cho người chấm công, người chịu trách nhiệm hoặc người duyệt bảng chấm công.
Các mục chính trong bảng chấm công
2. Cách làm bảng chấm công trên Word cực chuẩn
Bước 1: Vẽ Table cho đối tượng thông tin cơ bản
– Vào mục Insert > Chọn vẽ bảng 3 hàng ngang và 4 cột.
Vẽ bảng
– Gộp các ô ở cột đầu tiên bằng cách nhấn chuột phải > Chọn Merge Cells. Tương tự như vậy cho 2 ô đầu tiên ở cột thứ 2.
Gộp những ô không cần thiết
– Vào Insert > Chọn Picture > Chèn logo công ty > Nhấn Insert.
Chèn hình ảnh đại diện cho công ty
– Điền các thông tin cần thiết còn lại bao gồm: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, code, phiên bản, ngày tháng năm và số trang.
Kết quả:
Vẽ Table cho đối tượng thông cơ bản
Bước 2: Vẽ table cho bảng chấm công chi tiết
– Vào mục Insert tương tự bước 1 > Chọn vẽ bảng, số hàng và số cột phụ thuộc vào quy mô nhân sự chi tiết và cách chấm công.
Vẽ table chi tiết cho bảng chấm công
Bước 3: Hoàn thiện bảng chấm công
Ghi đầy đủ tên người lập bảng chấm công và người xác nhận thông tin để đảm bảo tính rõ ràng minh bạch. Các vị trí này thường là của người lập, trưởng bộ phận và trưởng phòng hành chính nhân sự.
Kết quả:
Hoàn thiện phần cuối bảng chấm công
3. Cần lưu ý gì khi chấm công?
Để bảo đảm quyền lợi khi tính công làm việc và tránh các rắc rối không đáng có, cả người chấm công và được chấm công cần lưu ý một số điều như:
– Đồng bộ quy định và hình thức bảng chấm công (xác định thời gian theo ngày, giờ, nghỉ, làm bù,…). Tránh trường hợp dữ liệu nhập vào bảng một kiểu nhưng khi tổng kết chấm công lại theo một kiểu khác.
– Thiết kế các tiêu chí chính thành những bảng lớn, trong từng bảng sẽ có những mục bảng chi tiết hơn, tránh rườm rà làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp công khi hết tháng.
– Ghi rõ thời gian ngày, giờ khi hoàn thành dữ liệu chấm công thô để tránh nhầm lẫn.
Những lưu ý gì khi chấm công
4. Câu hỏi thường gặp khi tạo bảng chấm công?
– Có bao nhiêu loại bảng chấm công?
Tùy theo đặc thù công việc của từng ngành nghề có thể bảng chấm công sẽ khác nhau. Tuy nhiên, có thể chia thành 2 loại chính là: Bảng chấm công hàng ngày, bảng chấm công làm thêm giờ.
– Ngoài Word ra, có thể lập bảng chấm công bằng phần mềm gì?
Hiện nay, việc lập bảng chấm công còn có thể thực hiện trên phần mềm Microsoft Excel hoặc các phần mềm chấm công tự động của công ty.
Câu hỏi thường gặp khi tạo bảng chấm công
Một số dòng laptop giúp bạn soạn thảo trên Word nhanh hơn
Như vậy, bài viết trên đã tổng kết một số điều cần biết và lưu ý về bảng chấm công hiện nay. Cũng như hướng dẫn các bước cơ bản để làm một bảng chấm công trên Word. Chúc các bạn thành công.
