Bài 12: Định dạng trang và in trong Excel 2019

1. Truy cập cửa sổ Print (In)

Bước 1: Click chọn Tab File. Chế độ Backstage sẽ xuất hiện.

Bước 2: Chọn Print (In). Cửa sổ Print sẽ xuất hiện.

Cửa sổ Print.

Tips: Bạn cũng có thể truy cập nhanh vào cửa sổ in bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc click vào biểu tượng Print Preview and Print trên thanh Quick Access Toolbar nếu có.

2. In một bảng tính

Bước 1: Điều hướng đến cửa sổ Print, sau đó chọn máy in mong muốn.

Bước 2: Nhập số lượng bản sao mà bạn muốn in.

Bước 3: Chọn cài đặt bổ sung nếu cần.

Bước 4: Nhấn vào Print (In).

3. Chọn vùng in

Trước khi in một bảng tính Excel, điều quan trọng là phải quyết định chính xác những thông tin bạn muốn in ra. Ví dụ: nếu có nhiều bảng tính trong bảng tính của mình, bạn sẽ cần quyết định xem bạn muốn in toàn bộ bảng tính hay chỉ các bảng tính đang hoạt động. Cũng có thể bạn chỉ muốn in nội dung được chọn từ bảng tính.

• In các trang tính hiện hành

Các bảng tính được coi là đang hoạt động khi được chọn.

Bước 1: Chọn bảng tính bạn muốn in. Để in nhiều trang tính, hãy nhấp vào bảng tính đầu tiên, giữ phím Ctrl trên bàn phím, sau đó nhấp vào bảng tính khác mà bạn muốn chọn.

Bước 2: Truy cập vào cửa sổ in (làm theo mục 1 hoặc nhấn Ctrl +P).

Bước 3: Chọn Print Active Sheets (Các trang tính hiện hành) từ trình đơn thả xuống Print Range (Vùng in).

Bước 4: Click vào Print (In).

• In toàn bộ bảng tính

Bước 1: Truy cập tới cửa sổ In.

Bước 2: Chọn Print Entire Workbook (In toàn bộ bảng tính) từ trình đơn thả xuống Print Range (vùng in).

Bước 3: Click vào Print (In).

• In một vùng chọn

Trong ví dụ, chúng tôi sẽ in bản ghi cho 24 phím tắt đơn trong bảng 172 phím tắt trong word 2019

Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn in.

Bước 2: Truy cập vào cửa sổ in (làm theo mục 1 hoặc nhấn Ctrl +P).

Bước 3: Chọn Print Selection từ trình đơn thả xuống Print Range.

Bước 4: Bản lựa chọn xem trước của bạn sẽ xuất hiện trong cửa sổ Preview (Xem trước).

Bước 5: Click vào Print (In).

Tips: Nếu muốn, bạn có thể cài đặt khu vực in trước để hình dung những ô nào sẽ được in khi bạn làm việc trong Excel. Đơn giản chỉ cần chọn các ô bạn muốn in, nhấp vào tab Page Layout, chọn lệnh Print Area, sau đó chọn Set Print Area. Lưu ý rằng nếu cần in toàn bộ bảng tính, bạn cần xóa vùng in.

4. Điều chỉnh nội dung

Đôi khi, bạn phải thực hiện những điều chỉnh nhỏ từ ô Print để nội dung bảng tính nằm gọn trên một trang in. Cửa sổ Print bao gồm một số công cụ giúp chia tỉ lệ phù hợp với nội dung bảng tính của bạn, chẳng hạn như chia tỉ lệ và lề trang.

• Thay đổi định hướng trang

Excel 2019 cung cấp hai tùy chọn định hướng trang: landscape (phong cảnh) và portrait (chân dung). Landscape hướng trang theo chiều ngang, trong khi Portrait hướng trang theo chiều dọc. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ thiết lập hướng Portrait.

Bước 1: Truy cập tới cửa sổ In.

Bước 2: Chọn hướng mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Orientation. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Portrait Orientation (Định hướng theo chiều dọc).

Bước 3: Định hướng trang mới sẽ được hiển thị trong ô Preview (Xem trước).

• Tinh chỉnh nội dung trước khi in

Nếu một số nội dung của bạn bị cắt bởi máy in, bạn có thể sử dụng chia tỉ lệ để bảng tính thu gọn vào trang một cách tự động.

Bước 1: Điều hướng tới cửa sổ Print (In). Trong ví dụ, chúng tôi nhìn thấy ở khung Preview nội dung bảng tính sẽ bị cắt khi in.

Bước 2: Chọn tuỳ chọn mong muốn từ trình đơn thả xuống Scaling. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Fit All Columns on One Page.

Bước 3: Bảng tính sẽ được thu gọn để xuất hiện đủ trong một trang.

Tips: Lưu ý rằng các bảng tính sẽ trở nên khó đọc hơn vì chúng được thu nhỏ lại. Vì vậy, có thể bạn sẽ không muốn sử dụng tùy chọn này khi in một bảng tính với nhiều thông tin.

5. Sử dụng lệnh Print Titles

Nếu bảng tính của bạn sử dụng tiêu đề mục, điều quan trọng là bao gồm các tiêu đề trên mỗi trang của bảng tính được in. Sẽ rất khó để đọc một bảng tính được in nếu tiêu đề chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên. Lệnh Print Titles cho phép bạn lựa chọn các hàng và cột cụ thể xuất hiện trên mỗi trang.

Bước 1: Nhấp vào tab Page Layout trên thanh công cụ Ribbon, sau đó chọn lệnh Print Titles.

Bước 2: Hộp thoại Page Setup (Cài đặt trang) sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn hàng hoặc cột lặp lại trên mỗi trang. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ lặp lại hàng thứ 3 (hàng có chứa tiêu đề).

Bước 3: Nhấp vào nút Collapse Dialog bên cạnh trường Rows to repeat at top: (Các dòng lặp lại ở đầu:).

Bước 4: Con trỏ sẽ trở thành một mũi tên lựa chọn nhỏ và hộp thoại Page Setup sẽ bị thu gọn lại. Chọn (các) hàng bạn muốn lặp lại ở đầu mỗi trang in. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn hàng 3.

Bước 5: Hàng 3 sẽ được thêm vào Rows to repeat at top:. Nhấp vào nút Collapse Dialog.

Bước 6: Hộp thoại Page Setup sẽ mở rộng. Để lặp lại một cột, sử dụng cùng một quy trình được hiển thị trong các bước 4 và 5. Trong ví dụ, chúng tôi chọn lặp lại hàng 3 và cột A. Khi đã hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.

Trong ví dụ, chúng tôi không cần lặp lại cột vì thế chúng tôi sẽ bỏ chức năng lặp tiêu đề cột

Khi hoàn thành các bước bạn nhấn OK. Khi đó tiêu đề sẽ được lặp lại tại các trang

6. Điều chỉnh ngắt trang

Bước 1: Nhấp vào lệnh Page Break Preview (Xem trước ngắt trang) để thay đổi sang chế độ xem Page Break (Ngắt trang).

Bước 2: Các đường chấm nét đứt dọc và ngang biểu thị các điểm ngắt trang. Nhấp và kéo một trong những dòng này để điều chỉnh ngắt trang đó.

Bước 3: Trong ví dụ, chúng tôi đã đặt ngắt trang nằm ngang giữa hàng 27 và hàng 28.

Bước 4: Trong ví dụ, tất cả các trang bây giờ hiển thị cùng một số hàng do thay đổi trong ngắt trang.

7. Sửa đổi lề trong ô Preview (xem trước)

Lề là khoảng trống giữa nội dung và cạnh của trang. Đôi khi, bạn cần phải điều chỉnh lề để dữ liệu hiển thị dễ đọc hơn. Bạn có thể sửa đổi lề trang từ trang In.

Bước 1: Điều hướng tới cửa sổ In.

Bước 2: Chọn kích thước lề mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Margins. Trong ví dụ, chúng tôi chọn Narrow Margins (Thu hẹp biên).

Bước 3: Lề mới sẽ được hiển thị trong ô Preview.

Tips: Bạn có thể tự điều chỉnh lề bằng cách nhấp vào nút Show Margins (Hiển thị lề) ở góc dưới bên phải, sau đó kéo đường kẻ lề trong cửa sổ Preview (Xem trước).