Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Excel

Biểu đồ trong Excel thường được sử dụng để phân tích, đánh giá nhanh các dữ liệu quan trọng, theo cách trực quan và dễ nhìn nhất. Thay vì trình bày bằng văn bản, liệt kê những con số, chúng ta có thể thông qua đồ thị để biểu đạt những số liệu đó.

Tùy theo thông tin mà bạn muốn truyền tải đến người đọc, bạn cần phải sử dụng các loại biểu đồ khác nhau. Excel cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn biểu đồ khác nhau để bạn có thể trực quan hóa mọi thông tin dữ liệu của mình. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tạo biểu đồ trong Excel với từng biểu đồ cụ thể.

Cách vẽ biểu đồ trong Excel

I. Các lưu ý trước khi vẽ biểu đồ trong excel

Không phải bất kỳ dữ liệu nào cũng có thể vẽ thành biểu đồ được. Bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây trước khi vẽ biểu đồ.

Dữ liệu đã được tổng hợp lại, không phải dữ liệu chi tiết:

Bởi vì khi thể hiện trên biểu đồ, chúng ta chỉ thể hiện được một số nội dung nhất định mà thôi. Số lượng đối tượng trên biểu đồ cũng cần hạn chế, ngắn gọn lại để dễ nhìn, dễ thể hiện. Do đó bạn cần tổng hợp lại dữ liệu sao cho thật đơn giản và càng ít càng tốt.

Nếu quá nhiều nội dung, bạn cũng không biết lựa chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp, phải thể hiện kích thước biểu đồ rất lớn, như vậy sẽ rất khó nhìn và theo dõi.

Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng: việc này ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, ta có thể gặp tình trạng, không biết các thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì nếu không căn cứ vào tên tiêu đề của cột (hay hàng) chứa dữ liệu đó.

Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ đã được làm sạch và thống nhất:

–Dữ liệu không được chứa lỗi hoặc sai chính tả

-Các dữ liệu trên cùng 1 cột (hay 1 hàng) phải cùng 1 kiểu dữ liệu: là Text, là Number hoặc Date, không được lẫn lộn.

-Thống nhất về chiều của dữ liệu là chiều dọc hay chiều ngang (chiều là hướng tăng lên của bảng dữ liệu khi có thêm nội dung mới)

Một trong những sai lầm hay gặp phải khi muốn vẽ biểu đồ trên Excel là: bất kỳ dữ liệu nào cũng vẽ thành biểu đồ được, điều này gây ra các lỗi rất khó sửa, đó là:

-Không biết chọn loại biểu đồ nào.

-Biểu đồ sai mà không biết nguyên nhân, không biết sửa thế nào cho đúng.

-Thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn.

-Dữ liệu biểu diễn không đúng trên biểu đồ.

II. Các loại biểu đồ trong Excel.

Tùy theo thông tin mà bạn muốn truyền tải đến người đọc, bạn cần phải sử dụng các loại biểu đồ khác nhau. Excel cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn biểu đồ khác nhau để bạn có thể trực quan hóa mọi thông tin dữ liệu của mình. Bên dưới là một vài dạng biểu đồ trong Excel mà bạn nên sử dụng:

1.Biểu đồ đường (Line chart) Khi bạn muốn hiển thị trực quan các số liệu, xu hướng trong mộ khoảng thời gian cụ thể (ngày, tháng, năm).

2. Biểu đồ cột (Column chart): Khi bạn muốn so sánh các giá trị của một vài danh mục và những giá trị này sẽ được hiển thị theo chiều dọc.

3.Biểu đồ tròn (Pie Chart): Biểu đồ hình tròn, khi bạn muốn hiển thị các thông tin số liệu dưới dạng phần trăm.

4.Biểu đồ ngang (Bar Chart): Khi bạn muốn so sánh các giá trị của một vài danh mục. Các giá trị này sẽ được hiển thị theo chiều ngang.

5.Biểu đồ kết hợp: Khi bạn muốn làm nổi bật nhiều thông tin khác nhau.

6. Biểu đồ vùng (Area): biểu đồ vùng được sử dụng để biểu thị sự thay đổi theo thời gian, tập trung tới tổng giá trị.

II. Sau đây là cách hướng dẫn vẽ 3 loại Biểu đồ thường hay sử dụng trong excel

1.Cách vẽ biểu đồ cột trong Excel

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu trong bảng mà bạn muốn tạo biểu đồ.

Bước 2: Chọn thẻ Insert trên thanh công cụ > Trong mục Charts, chọn biểu đồ cột (biểu tượng cột).

Bước 3: Nhấn để chọn kiểu biểu đồ cột.

Bước 4: Kết quả sẽ ra giống như hình ở trên, chúng ta có thể đổi tên biểu đồ bằng cách nhấn vào mục Chart Title trong biểu đồ, sau đó nhập tên biểu đồ mà bạn muốn đặt, ví dụ như đổi tên thành “Khối lượng”

2.Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu trong bảng mà bạn muốn tạo biểu đồ.

Bước 2: Chọn thẻ “Insert” trên thanh công cụ => chọn biểu tượng nhóm biểu đồ đường thẳng (Line)

Bước 3: Chọn loại biểu đồ bạn muốn là xong

Ưu điểm của cách làm này là rất đơn giản và nhanh gọn nhưng nhược điểm của nó là kết quả đôi khi không đúng ý bạn cho lắm, thường thì biểu đồ đường sẽ thể hiện chính xác hơn.

3.Cách vẽ biểu đồ tròn trong Excel

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu trong bảng mà bạn muốn tạo biểu đồ.

Bước 2: Chọn thẻ “Insert” trên thanh công cụ => chọn biểu tượng nhóm biểu đồ tròn (Pie)

Bước 3: Chọn loại biểu đồ bạn muốn là xong

III. Các thành phần chính của đồ thị trong Excel gồm có:

-Chart area: Toàn bộ không gian của đồ thị, chứa các thành phần của một đồ thị.

-Chart title: Tiêu đề của đồ thị

-Series: Hình ảnh biểu diễn giá trị cần tạo biểu đồ.

-Data labels: Giá trị tương ứng với từng series.

–Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ

-Legend: Chú thích giúp người xem phân biệt được đồ thị biểu diễn cho chuối số liệu nào.

-Horizontal Axis: Trục hoành của đồ thị

-Vertical Axis: Trục tung của đồ thị. Một đồ thị có thể có nhiều hơn 1 trục tung

-Horizontal gridlines: Các đường lưới ngang tương ứng với từng mốc giá trị của trục tung

IV. Hướng dẫn thay đổi dữ liệu trong biểu đồ

Chọn thẻ Design trên thanh công cụ -> Chọn Select Data -> Chọn vùng dữ liệu của bảng -> Chọn dữ liệu trục tung -> Chọn dữ liệu trục hoành -> -> OK.

Bước 1: Chọn thẻ Design trên thanh công cụ -> Chọn Select Data. hoặc bạn kích chuột phải chọn Select Data.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu trong bảng vào ô Chart data range -> Chọn dữ liệu được hiển thị trên Legend Entrie trục tung (thẳng đứng) -> Chọn dữ liệu hiển thị trên Horizontal trục hoành (nằm ngang) -> Nhấn OK.

– Chart Data Source: Nguồn dữ liệu nạp vào biểu đồ: Toàn bộ các dữ liệu được đưa vào biểu đồ, có thể không có tính liên tục mà từng vùng riêng

-Legend Entries (Series): Dữ liệu được biểu diễn theo trục tung: Chiều cao của các cột trong biểu đồ, độ lớn của các mảnh trong biểu đồ hình tròn… được thể hiện qua phần này

–Phần Horizontal (category) Axis Labels là nội dung sẽ hiển thị bên dưới trục hoành của biểu đồ (trục nằm ngang)

Ngoài ra bạn có thể đổi dữ liệu của trục tung và trục hoành bằng cách nhấn Switch Row/Column

V. Cách trang trí biểu đồ 

Chọn thẻ Designtrên thanh công cụ > Đổi kiểu biểu đồ/đổi màu hoặc thêm chi tiết vào biểu đồ.

Tại thẻ Design trên thanh công cụ, bạn có thể chọn kiểu biểu đồ (3D, đường viền,…) tại mục Chart Styles, đổi màu các chi tiết (cột, số, viền,…) với mục Change Colors. Bạn có thể thêm các chi tiết vào biểu đồ như tên, mô tả,… tại mục Add Chart Elenment.

Như vậy, chúng tôi đã giới thiệu với các bạn các thành phần cơ bản của biểu đồ trong Excel.Nhìn chung, cách tạo biểu đồ trên các công cụ văn phòng như Excel, Word hay PowerPoint sẽ giống nhau. Sau khi tạo xong tùy theo nhu cầu hiển thị mà chúng ta thêm các nội dung khác cho biểu đồ.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Tham khảo thêm bài viết

–Cách lấy lại file excel chưa lưu

–Cách căn chữ giữa ô trong Excel

Cách hiện thanh công cụ trong excel

–2 cách khôi phục sheet trong excel bị xóa nhanh chóng, dễ thực hiện